EN
+48 22 101 20 20, contact.pl@pentegy.com
Strona główna / Realizacje / Platforma BPM

Wdrożenie procesu cenowego na platformie BPM

Profil działalności Klienta

Bank uniwersalny będący jednym z największych i najstarszych banków w Polsce. Bank znajduje się w ścisłej czołówce banków w regionie Europy Środkowo-Wschodniej pod względem posiadanych aktywów, kapitałów oraz efektywności operacyjnej. Sieć dystrybucji Klienta to ponad 2000 oddziałów i agencji, w których zatrudnionych jest  przeszło 27 tys. pracowników. Bank posiada silną pozycję wśród kluczowych graczy, zarówno na rynku bankowości detalicznej jak i korporacyjnej.

Cel projektu

Realizacja projektu miała na celu zapewnienie wsparcia i usystematyzowania kluczowych procesów decyzyjnych w obszarze oferty warunków cenowych Banku dla klientów korporacyjnych. Kluczowym elementem była optymalizacja obsługi  procesu ustalania indywidualnych warunków cenowych dla klientów korporacyjnych oraz wsparcie w procesie decyzyjnym  kadry zarządczej, poprzez wdrożenie platformy BPM.

Opis sytuacji Klienta 

Proces ustalania indywidualnych warunków cenowych dla klientów korporacyjnych nie był wspierany przez żadne dedykowane rozwiązanie informatyczne, a funkcjonował jedynie w oparciu o arkusze kalkulacyjne oraz manualne wyliczenia pracowników. Podejmowane decyzje często nie były optymalne, a przepływ informacji w procesie odbywał się głównie w oparciu o korespondencję służbową (poczta elektroniczna) oraz z wykorzystaniem dokumentów pakietu MS Office.

Kadra menedżerska nie mogła optymalnie zarządzać procesem cenowym i kontrolować jego przebiegu. Informacje były przetwarzane i gromadzone na niższych szczeblach, które nie były systemowo przekazywane do kadry zarządzającej. Pojawiały się problemy z identyfikacją odchyleń oraz z funkcjonowaniem kontrolingu biznesowego. Zidentyfikowano, brak możliwości precyzyjnego określenia pracochłonności czynności związanych z przekazywaniem spraw i zadań do kolejnych uczestników procesu oraz czasu potrzebnego na rozpoczęcie kolejnego etapu procesu.

Głównymi zagadnieniami biznesowymi do rozwiązania w projekcie były:

  • Proces decyzji cenowej prowadzony w oparciu o korespondencję służbową nie był wspierany w zakresie wywoływania poszczególnych uczestników procesu i generowania obowiązku realizacji zadań po ich stronie, weryfikacji wymaganego szczebla decyzji, czy też kompletności wniosku i załączonych dokumentów. Brakowało wsparcia w zakresie przepływu zadań pomiędzy uczestnikami procesu. To powodowało niepotrzebną czasochłonność w procesie i tworzyło dodatkowe ryzyko operacyjne.
  • Pracownicy realizując sprawę byli zmuszeni do kilkukrotnego wpisywania tych samych danych do różnych aplikacji, na różnych etapach procesu – co znacząco zwiększało pracochłonność oraz ryzyko operacyjne procesu.
  • Proces decyzji cenowej był bardzo pracochłonny na etapie przygotowania samego wniosku. Wynikało to z faktu, że przy jego redagowaniu zachodziła potrzeba korzystania z kilku narzędzi i baz informacyjnych (m.in. stawki opłat i prowizji z Taryfy Opłat i Prowizji, stawki minimalnych progów cenowych z Taryfy cen minimalnych, wynik na dotychczasowej opłacalności klienta i wynik prognozowany z aplikacji zewnętrznych).

Wdrożenie rozwiązania

Zakres prac zrealizowanych w ramach projektu obejmował w szczególności następujące działania:

  • Opracowanie ogólnej koncepcji rozwiązania docelowego oraz szczegółowej analizy wymagań Klienta, w tym:
    • rejestrację wniosku cenowego,
    • przekazywanie zadań i kierowanie spraw do poprawy dla uczestników procesu cenowego,
    • automatyczne kierowanie notyfikacji mailowych i generowanie dokumentów,
    • podproces opiniowania wniosków,
    • możliwość podejmowania decyzji na wniosku cenowym w systemie.
  • Opracowanie wymagań dotyczących interfejsów, w tym synchronizacji procesu cenowego z systemem ex-ante, zasilającym proces danymi dotyczącymi opłacalności klienta korporacyjnego,
  • Opracowanie rozszerzeń tworzonej przez Klienta platformy BPM, w kontekście zapewnienia technologicznego wsparcia dla szczegółowych wymagań procesu cenowego,
  • Wsparcie testów akceptacyjnych, które obejmowało: opracowanie ramowego planu testów, przygotowanie scenariuszy testowych, bezpośrednie monitorowanie przebiegu testów i wsparcie użytkowników,
  • Opracowanie pełnej dokumentacji systemu,
  • Proponowanie rozwiązań, mających na celu zwiększenie ergonomii pracy oraz efektywności działania aplikacji,
  • Przygotowanie materiałów szkoleniowych – podręcznika użytkownika, szczegółowo opisującego wprowadzone rozwiązania, materiałów szkoleniowych do prowadzenia szkoleń klasowych oraz szkoleń elektronicznych,
  • Wsparcie wdrożenia i wsparcie powdrożeniowe.

Korzyści wynikające z wdrożenia naszego produktu

Implementacja narzędzia work-flow usprawniła proces podejmowania decyzji oraz ułatwiła zarządzanie obiegiem dokumentacji i informacji. Elektroniczne procesy decyzyjne wdrożone w ramach zaprojektowanego rozwiązania, które objęły swoim zakresem wieloszczeblową komunikację w organizacji obszaru obsługi klientów z runku korporacyjnego, wprowadziły lepszą możliwość ich zarządczej kontroli.

Nowy system zapewnił użytkownikom jednolite środowisko pracy. Poprzez integrację z wewnętrznymi systemami Banku oraz umożliwienie równoległej obsługi procesu przez różnych uczestników znacząco skrócono czas przygotowania i obsługi wniosku. Przeniesienie obsługi wniosku do systemu BPM wyeliminowało wykorzystywanie wielu różnych niepowiązanych ze sobą narzędzi oraz pozwoliło udostępnić wszystkie wymagane dane z poziomu jednej aplikacji.

Aplikacja umożliwia weryfikację wymaganych szczebli decyzyjnych, kwantyfikację treści i rodzaju podejmowanych decyzji. Zaimplementowane zostało pozycjonowanie użytkowników z punktu widzenia ról odgrywanych w procesie, hierarchii ich umiejscowienia w organizacji oraz podziału geograficznego. Czytelnie zaprojektowane formularze wniosku zapewniają wysoką ergonomię pracy, która znacząco wpływa na wydajność i efektywność pracowników Banku realizujących zadania w ramach procesu. 

Partnerzy

Aktualności

Design & code Strony Internetowe Avansa IT